[TIP] 이메일 작성

초등학교 시절, 야후 코리아 또는 다음, 네이버에 회원가입을 통해 이메일의 존재를 알았다.
이메일을 통해 글 또는 파일을 전송시키면서 인터넷이 되는 다른 위치의 PC에서 확인이 가능했기에 다른 저장장치(디스켓, cd, usb) 없이도 유용하게 사용했다.
대학교 때까지도 이메일의 용도는 단순 정보 저장 또는 전달용, 과제 제출용으로 사용했다.

하지만, 회사에서의 이메일은 그것보다 더한 중요성을 지니기에 어떤 의미를 갖는지 다루고자 한다.
모든 신입사원들이 겪는 사소한 고민이지만, 신입 기획자라면 이메일의 중요성을 더 잘 알고 사용했으면 한다.

설레는 회사 입사날!
내 자리를 배정받고 업무를 하기 전 기본적으로 세팅하는 것 중에 하나가 이메일 생성이다.
사무국 "이메일 생성하기 위해 사용하실 아이디 적어서 주세요~"
신입A (기존에 썼던 아이디 사용하는게 좀 더 편하겠지?) "fuxx_sa1004 로 만들어주세요"
사무국 "다시 한 번 생각해보시겠어요?"

ㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋ
단순히 욕이 들어있어서가 문제였을까?
회사가 고지식해서 그런것일까?
이메일이 가지고 있는 의미, 중요성, 역할에 대해 조금만 더 이해한다면 추후 나를 위해서도 좋을 것이다.


[정의]
컴퓨터의 단말기 이용자끼리 통신 회선을 이용하여 주고받는 글.

[목적]
 - 글, 파일 등을 웹 상에서 교류

 

[이메일 아이디] 

1) 가볍지만은 않은 이메일 주소
   위의 사례처럼 "fuxx_sa1004"로 만들 수는 있지만 왜 사무국에서 반려한 것일까?
   학생 때나 개인적으로 메일을 사용할 때 되돌아보자
   내가 친구한테 메일 받을 떄 친구 이메일을 보거나 기록한 적이 있나?
   또는 메일 보내기 위해 친구 이메일을 받아 적은 적이 있는가?
   
   업무를 하게되면서 이름/소속/전화번호 다음에 꼭 주고받는 것 중 하나가 이메일이다.
   자료를 주고받아야 업무가 되니깐 ^^
   하지만 그 공적인 일을 위해 저런 아이디를 사용한다면 고객사로부터 가벼워보이고/진지해보이지않고/공과사구분하지않고/믿고맡기기 어려운 이미지를 제공할 수 있지 않을까?
   더불어, 유선 전화를 통해 내 제 아이디 불러드릴게요 하고 욕을 한다면...ㅎㅎ
  
 2) 아이디 짓기 
   너무 아이디 짓는 것에 어려워하지 말자!
   포털 서비스(네이버/다음 등)는 사용자가 많은 큰 서비스로 도메인에 겹치는 아이디가 많다.

   그렇기 때문에 중복체크를 위해 창의적으로 아이디를 지었을 것이다.
   하지만 회사마다 도메인은 다를 것이고, 굳이 중복을 피해가기 위한 머리를 쓰지 않아도 된다면 자기 이름으로 아이디를 지으면 되지 않을까
   ex) sunga_0415 / psa0415 / park.sa0415 등

   최소 유선을 통해 이메일을 알려주면서 잘 안들리더라도 상대방이 어느정도 내 이름으로 유추가 될테니 그것만으로도 전달이 잘 되지 않을까?

   ※ 피했으면 하는 이메일 아이디
    ① 비속어, 은어, 상관없는 단어  //ex. pasta, soju, KIN
    ② 영어 자판 상태로 한글 명칭 그대로 작성 (키보드대로)  //오타의 확률이 높다. 이메일 불러주기 어렵다.
    ③ 단순 숫자 조합

 

[역할, 중요성]

  내/외부로 메일 보낼 때 이메일은 비대면으로 보여지는 "나" 이다.

  너무 오버하는 게 아니냐고 할 수도 있지만 6년차에 접어든 시점으론 되돌아보면 이메일을 통해 담당자의 첫인상이 정해지기도 한다는 게 찐이다.
  이메일 하나로 나의 업무 스타일이 보여지며, 사소한 실수 하나로 일 잘하는 기획자로서 조금씩 멀어지는 것이 현실!
  게다가 안에서 새는 바가지, 밖에서 안 새랴?
  이메일을 보낼 땐 확인 또 확인을 하고 보낼 필요가 있다.
  제목없이 띡 보내고 끝 / 서두 결말 없는 메일 / 오타 작렬인 메일 / 첨부자료가 누락된 메일 / 수신자 고려없이 보내는 메일

 1) 제목+내용
  - 제목은 수신자가 제목만으로도 어떤 내용의 메일인 
지 알 수 있도록 함축적이게 작성
  - 내용은 인사+내용+인사
    내용 작성 시 나는 개인적으로 개괄식으로 쓰길 추천한다.
    해당 글처럼 주저리 주저리 쓰는 것보다 간단명료하게 딱! 넘버링 붙혀서!

 2) 수신자
  - 가장 중요하다.
  - 회사 내부
    ① 직책/직급이 엄연히 존재한다. 
       수신자 선택 시, 직급 순으로 선택한다면 티는 나지 않지만 이런 걸 유독 의식하는 상사에게는 좋은 인상을 받지 않을까...  필수는 아니지만 센스 하나로 지녀도 될 것 같다
    ② 관련자 참조
       중요한 자료, 대외비인 자료를 보낼 때 고려없이 보낸다면 상당히 난처해질 수 있다.
       예를 들면 인사팀에서 회사 사람들 연봉이 담긴 엑셀파일을 전직원한테 보냈다고 해보자,,,, 조금 극한 상황이긴 하지만 이렇게 누군가에게는 보여져서는 안될 문서가 분명 존재한다.
       신입일 경우 구분이 잘 안간다면 확실하게 받아야하는 수신자에게 물어봐라 (누구누구 참조하면되냐고)
       흘러진 물은 다시 담을 수 없다는 점 명심했으면 한다.
  - 고객사
    ① 고객사 컨택포인트를 수신자로 참조는 회사 내부 사람들 중 관련 담당자를 선택하면 된다.
       회사마다 다르긴 하지만, 주로 나의 팀장+해당 프로젝트 실무자 중 해당 메일 내용의 유관자
    ② 숨은참조
       숨은참조는 보통 외부 고객사에게 계약이나 최종 의견 합의 등 중요한 메일을 전달 할 때 본부장님이나 팀장님, 사업팀장님을 참조하는 경우가 존재한다.
       숨은참조 수신자들은 메일을 볼 수 있지만, 메일을 다이렉트로 받은 고객사는 숨은참조에 대한 정보가 보이지 않기 때문이다.
       주로 회사 내부에서 고객사와 어떻게 커뮤니케이션을 하는 지 보기 위해 몰래 숨어서 볼 떄 사용한다.

 3) 첨부자료
  - 가장 많이 하는 실수가 첨부파일을 누락해서 발송하고, "다시 죄송합니다 파일 첨부하여 재전달드립니다." 메일을 또 보내는 것이다.
    마믐이 급하고, 순간 실수로 그럴 수 있긴하지만 한 번 더 살피고 보낼 수 있도록 한다.

 4) 서명
  - 웹메일 설정을 통해 서명을 등록하는 메뉴가 존재한다.
  - 메일 발송 시 DEFAULT로 하단에 작성되어 발송이 되는데, 어떻게 작성할 지 모륻다면 다른 선배(팀장님/타부서)분들 서명을 복붙하고 내 정보로 바꾸면 된다.
  - 기획자는 프로젝트의 창구가 되기 때문에 연락을 취할 수 있는 서명을 노출하는 것이 좋다.

 5) 메일 보내는 타이밍
  - 사실 이메일을 발송하는 것 또한 프로젝트를 진행/관리하면서 하나의 전략이기도 하다.
  - 메일 발송 후 유선을 통해 설명드려도 되고, 유선으로 설명한 후에 메일발송하겠다고 해도 되고 상황에 따라 적절히 선후를 따져 진행하면 된다.
    고객이 내가 보내는 메일에 대한 내용이 고객이 원하는 내용이 아닐 수도 있다고 생각이 들면 후자로 진행하는 것이 좋을 것 같다.
  - 가끔 IT 운영 또는 구축 오픈 등 새벽 작업이 진행되는 경우도 많다.
    그래서 작업 완료 메일을 새벽에 보내는 경우가 있는데, 이게 잘못되었다는 것이 아니다. (새벽에 일한거니 새벽에 보내는게 맞지)
    학생일 떄는 몰랐겠지만 메일 보내는 시간도 '이 시간까지 일했네??' 라는 것을 보여줄 수 있는 쇼잉(?)이 될 수 있음을 참고하길 바란다.

 6) 산출물
  - 이메일은 구두, 유선상과 달리 명백하게 증거가 남는 자료 중 하나이다.
  - 내가 기억을 제대로 못해서 이메일을 찾을 수 있지만, 고객사에게 내가 체크를 제대로 못했다는 것을 증빙하는 자료가 될 수 있으며 반대로 고객사에서 빈번하게 입장을 변경했음을 증빙하는 자료일 수 있다.
  - 히스토리를 확인할 수 있는 자료임과 동시에 문제점 또한 그대로 보존하고 있기 때문에 이메일을 보낼 떄 그런 무거움(重)을 가지고 진행해야한다.


이전 후임으로 들어왔던 신입 중에 위의 내용들 가지고 불만이 많았던 신입이 있었다.
이런 것까지 회사가 터치하다니, 너무 고지식하고 꼰대같다고...
하지만, 그건 본인이 이 이메일에 대한 중요성과 추후 어떤 파급효과까지 날 수 있음을 몰랐기 때문이지 않을까?

 

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