[TIP] 회의록 작성

[정의]
회의록, 會議錄, Meeting Minutes
회의에서 이루어진 내용을 작성하여 보관하는 문서

[목적]
회의마다 회의록은 반드시 작성하여야 하며 회의에서 결정된 사항을 증명할 수 있는 문서이기도 하다.
회의에서 이루어진 내용을 정리하고, 추후 업무 롤 명시를 통해 다음 작업을 진행 유도하기도 한다.

[상황]
회의록은 신입과 경력을 떠나서 누구나 작성할 상황이 많은 문서 중에 하나이다.
하지만, 회의록 작성을 주제로 잡은건 미팅 시 보통 후임에게 회의록을 작성시키기 때문이다.
주변 기획자들을 보면 본인만의 템플릿 또는 정리법이 있지만, 신입의 경우는 그런 노하우가 적으니 참고용으로 필요하겠다 싶었다.

 

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기획자 팁!

1. 미팅 전, 어떤 주제로 모이는 지 알자
  - 사실, 신입의 경우 뭣도 모르고 따라가는 경우도 다반사이긴 하나 가능하다면 왜 가는 지 정도 알고 가는 것이 좋다.
    미팅 시, 신입인 나의 의견과 리드가 필요한 게 아니라 미팅에서 어떤 얘기가 어떻게 흘러가야하는 지 알아야하지 않겠는가 (긍정적이든 / 부정적이든)

2. 무슨 말인지 모르겠다면 일단 적자
  - 프로젝트에 투입되어 미팅에 따라갔지만 용어/컨텐츠/상황판단이 안된다고 하더라도 단어라도 메모하는 것이 좋다.
    사무실로 돌아와 선임 혹은 실무자(다지이너/퍼블리셔/개발자) 또는 유관 담당자에게 물어보며 작성할 수 있다.
  - 신입인 경우 회사에서 쓰는 이상한 용어들이 있다.
    뭘 디폴트로 가고, BM을 어떻게 잡고, 마이그레이션의 범위는? 등등
    단순히 미팅에 언급된 내용을 그대로 쓰는 타자기가 아니라 모르는 단어는 찾고 이해하고 진행해보려고 해보자
    어느새 나도 그 단어를 쓰면서 회의를 리드하는 모습을 상상하며 ^^

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회의록 작성 팁!

1. 최종 회의록 보고 대상이 누군지 파악
  - 보고 대상에 따라 템플릿, 말투, 문서 개요 방식이 상이하다.
  - 보고 대상이 작성했던 회의록이 있으면 그런 스타일로 가는 것도 팁 중에 하나

2. 회사 내부 템플릿 확인
  - 고객사가 아닌 사내 내부에 전달하는 회의록이라면 내부 템플릿 존재 여부 확인
  - 없다면 기본적인 내용 채워서 공유하는 경우도 존재한다.
  ex) 템플릿 문서가 없고, 이메일로 필요 항목만 정하여 전달하는 경우도 있음

3. 다른 사람이 작성한 회의록 읽어보기
  - 잘 쓴 회의록, 못 쓴 희의록을 떠나 우선 다른 사람이 작성한 회의록을 읽어보자
    내가 이 회의록을 읽고 이해가 잘 되는지, 이 회의를 통해 뭘 얘기한 건지, 뭐가 결론이 난 건지 이해가 잘 되는지
  - 실무자 누가봐도 회의록을 통해 이해가 될 수 있어야 함은 참고!

4. 회의록은 최대한 당일에!!
  - 회의록은 미팅 갔다오고 바로 작성하는 것이 좋다.
    비록 메모하면서 기록을 남을테지만, 미처 메모하지 못했던 내용 또는 분위기를 잊어버릴 수 있기 때문이다.
  - 아,,, 18시에 미팅 끝나고 저녁 식사 후 자리가 파했는데요??
    그럼 선임에게 살짝 떠보면서 물어보고 내일 아침에 바로 써서 메일 드리겠다고 먼저 말해보는 건 어떨까? 센스있게☆

5. 누가 시키지 않아도 우선 작성
  - 막내라서 회의록 쓰는거에요~ 는 절대 아니다.
  - 회의록 작성을 통해 내용을 한 번 더 상기할 수 있고, 앞으로 해야할 일에 대해 생각 정리할 수 있기 때문이다.
  - 실제 후임 또는 다른 사람이 회의록을 작성하더라도 나는 나만의 회의록은 따로 적고있다 (대충이라도)
 

 

 

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